Archief Zutphen ontvangt certificaat betrouwbaar digitaal archief

Het Regionaal Archief Zutphen (RAZ) heeft het CoreTrustSeal (CTS) gekregen. Dit is een internationaal kwaliteitszegel voor betrouwbare digitale archieven. Hiervoor zijn het beleid, de organisatie, het archiefbeheer en de hard- en software gekeurd. Het RAZ behoort tot een van de eerste overheidsarchieven die dit certificaat ontvangt.

Digitale archivering is een geheel andere tak van sport dan archivering van fysieke papieren documenten. Het vraagt om een andere benadering van opslag, beheer en beschikbaar stellen. We weten bijvoorbeeld dat papieren archiefstukken – mits bewaard onder de juiste omstandigheden – honderden jaren leesbaar blijven. Digitale informatie is vluchtiger. Als je 25 jaar geleden een document op een cd-rom hebt opgeslagen is het nog maar de vraag of je deze nog kunt lezen. De meeste computers beschikken zelfs niet meer over een cd-romspeler.

Veilig en betrouwbaar

De realiteit is dat overheidsorganisaties steeds meer digitale archieven vormen. Het RAZ ontvangt daarom ook steeds meer digitaal archief. Dit zal – net als het papieren archief – onder de juiste omstandigheden moeten worden bewaard en beschikbaar worden gesteld voor onderzoek.

Daarbij komen ook allerlei vraagstukken rondom beveiliging, betrouwbaarheid en privacy kijken. Hoe weet een onderzoeker over honderd jaar zeker dat er met een digitaal document niet geprutst is, of dat er geen andere versies van het document in omloop zijn? Om dit allemaal goed te organiseren heeft het RAZ een digitaal archief ingericht, een zogenaamd e-depot dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Met het CoreTrustSeal-certificaat weten de aangesloten gemeenten (Brummen, Lochem en Zutphen) dat ze hun digitale archieven veilig bij het RAZ kunnen onderbrengen. Ook de raadplegers van de digitale archiefstukken weten vanwege de certificering zeker dat de informatie betrouwbaar is. Het certificaat is de ‘kers op de taart’ voor de inrichting van een duurzaam en betrouwbaar e-depot.

De ontwikkelingen in de digitale wereld gaan razendsnel. De komende jaren blijft het RAZ daarom werken aan de optimalisatie en uitbreiding van het e-depot.