Medewerker relatiebeheer Erfgoed/secretaresse Bibliotheek UvA/HvA – Divisie Erfgoed

Organisatie: Universiteit van Amsterdam
Functie: Medewerker relatiebeheer Erfgoed/secretaresse Bibliotheek UvA/HvA – Divisie Erfgoed
Plaats: Amsterdam
Omvang: 38 u/pw
Sluitingsdatum: 09/04/2014

De Divisie Erfgoed van de Universiteit van Amsterdam (UvA Erfgoed) vormt organisatorisch een onderdeel van de Bibliotheek UvA/HvA en beheert de rijke cultuurhistorische en archeologische verzamelingen van de Universiteit van Amsterdam. UvA Erfgoed omvat de Bijzondere Collecties en het Allard Pierson Museum en houdt voorts toezicht op alle historische en kunstvoorwerpen die verspreid zijn over de vele gebouwen van de UvA.

De erfgoedcollecties worden beschikbaar gesteld voor zowel onderwijs en onderzoek als voor een breder publiek. UvA Erfgoed heeft een wetenschappelijke taakstelling en Bijzondere Collecties als het Allard Pierson Museum zijn officieel geregistreerde musea. De collecties bestaan onder meer uit handschriften, oude drukken, bijzondere moderne uitgaven, kaarten en atlassen, archeologische objecten, kostuums, schilderijen en prenten, affiches en foto’s. In de komende periode wordt hoge prioriteit gegeven aan de verdere ontsluiting en digitalisering van deze collecties, het actieve gebruik van deze collecties voor de onderscheiden doelgroepen en het werven van middelen voor alle activiteiten.

UvA Erfgoed is een zeer actieve organisatie die jaarlijks een groot aantal activiteiten voor diverse doelgroepen organiseert. Het gaat bijvoorbeeld om tentoonstellingen, evenementen, lezingen en symposia voor –op dit moment- een kleine 100.000 mensen per jaar.Om goed te kunnen functioneren is het essentieel dat UvA Erfgoed klantvriendelijk opereert en zeer zorgvuldig met zijn bezoekers, vrienden, schenkers en sponsoren omgaat.

De medewerker relatiebeheer maakt onderdeel uit van de afdeling Publiekszaken bij Erfgoed en neemt tevens een deel van de secretariële werkzaamheden op zich. Op basis van een zorgvuldig relatiebeheer worden een groot aantal programma’s uitgevoerd die onder meer beogen afgestudeerden, donateurs en andere externe relaties van de UvA nauwer bij Erfgoed te betrekken en hiervoor fondsen te werven. Relatiebeheer bij UvA Erfgoed richt zich op het acquireren, beheren en beschikbaar stellen van informatie over de relaties van UvA Erfgoed met behulp van een omvangrijk relatiebe­heerbestand. De gegevens uit deze database worden gebruikt voor beleidsin­formatie (relatie­management, en evenementen), fondsenwerving, leden- en abonnementenad­mini­straties en voor mailings naar zowel interne als externe relaties.

Werkzaamheden
De medewerker relatiebeheer fungeert als visitekaartje voor UvA Erfgoed en verricht de dagelijkse werkzaamheden van het relatiebeheer. De administratie, de verwerking, het controleren en beheren van de gegevens van de CRM database. Het verrichten van de secretariële ondersteuning van de leiding van UvA Erfgoed. Het mede-organiseren en ondersteunen van evenementen in samenwerking met collega’s van UvA Erfgoed. Het afhandelen van boekingen van zalen, het regelen van de daarbij komende catering en andere bijkomende verzoeken, alsmede de administratieve afhandeling hiervan.

Hij/zij functioneert als onderdeel van het secretariaat van Erfgoed samen met een collega-secretari­aats­me­dewerker en in samenwerking met de secretaresses van de andere secretariaten van de Bibliotheek UvA/HvA.

Taken:

• Beheren en bijhouden van relatiebestanden en het leveren van tailor-made bestanden voor diverse activiteiten voor diverse doelgroepen;
• aannemen en vertalen van klantverzoeken naar concrete opdrachten, het verwerken van deze in de opdrachtenadministratie (callsysteem) en het onderhouden van contacten hierover met de opdrachtgevers;
• ondersteunen, in de breedste zin van het woord, bij fondsenwervingsactiviteiten van UvA Erfgoed;
  boeken van zalen, rondleidingen en andere activiteiten;
• dagelijkse administratieve werkzaamheden (adreswijzigingen doorvoeren, post- en e-mailverkeer regelen, telefonische informatievragen afhandelen);
• ondersteunen en (mede)organiseren van evenementen van UvA Erfgoed, inclusief het optreden als gastheer/gastvrouw;
  participeren in projecten van Erfgoed;
• verrichten van de dagelijkse secretariële ondersteuning van de leiding van UvA Erfgoed.

Profiel
De juiste kandidaat:

• is klantvriendelijke en servicegerichte instelling, proactief;
• is een teamspeler én kan zelfstandig werken;
• heeft ervaring met digitale en sociale media;
• kan uitstekend overweg met MS Office, is accuraat;
• heeft scholing en/of ervaring op het terrein van administratieve organisatie en geautomatiseerde bestanden;
• is zeer representatief, heeft uitstekende sociale vaardigheden;
• heeft affiniteit en ervaring met relatiemanagement, marketing en internet. Aantoonbare ervaring met het werken in een CRM-database;
• heeft uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels;
• is bereid buiten normale kantooruren te werken. Activiteiten vinden geregeld aan het einde van de dag, ’s avonds of in het weekend plaats.

Competenties
Zelfstandig, flexibel;
doelgerichtheid en efficiënt;
klantgericht, communicatief en representatief.

Inlichtingen
Nadere inlichtingen bij:
Jan Willem Overdijk, hoofd Publiekszaken
T: +31 (0)20 525 2089

Aanstelling
Aanstelling geschiedt voor een periode van 1 jaar en kan bij gebleken geschiktheid worden omgezet naar een vast dienstverband. Het salaris bedraagt, afhankelijk van ervaring, minimaal €2.359 en maximaal €3.151 bruto per maand (salarisschaal 8) gerekend naar de volledige werktijd. Naast het marktconform salaris geldt een eindejaarsuitkering van 8,3%, vakantiegeld 8% en gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruim aantal verlofdagen en een ouderschapsverlofre­ge­ling, een professionele en innovatieve werkomgeving, een informele en collegiale werksfeer en ruimte voor ontwikkeling op professioneel en persoonlijk vlak.
Het betreft een combinatiefunctie van specialist wetenschappelijke informatie en secretaresse. De functie is conform het UFO-systeem (Universitair functieordenen):
specialist wetenschappelijke informatie, niveau 4 en
secretaresse, niveau 1.

Sollicitatie
U kunt via onderstaand sollicitatieformulier online solliciteren tot en met 9 april 2015.
Onvolledige en verkeerd geadresseerde reacties worden niet in behandeling genomen.

SOLLICITEER HIER

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld