De overheid heeft de ambitie om een optimaal werkende en samenhangende digitale overheid te realiseren. Overheden voeren steeds meer taken uit in samenwerking met andere organisaties. Daarbij maken ze ook steeds meer gebruik van gezamenlijke systemen voor de digitale uitwisseling van informatie. Burgers en bedrijven verwachten daarbij dat uitvoeringsprocessen op elkaar zijn afgestemd, informatie makkelijk vindbaar is en transacties eenvoudig uitvoerbaar zijn.
De archivering van informatie vraagt bij ketensamenwerking bijzondere aandacht, omdat:
• er vaak onduidelijkheid is over de verantwoordelijkheden voor archivering;
• afspraken over archivering tussen de ketenpartners vaak ontbreken;
• het selectie-instrumentarium niet afdoende is;
• de duurzame toegankelijkheid niet voldoende gewaarborgd is.
Dit is het eerste rapport van de Erfgoedinspectie, de archiefinspectie van het Stadsarchief Rotterdam en het interbestuurlijk toezicht van de Provincie Noord-Brabant op het thema Duurzame toegankelijkheid van archieven bij keteninformatisering. In dit rapport richten we ons op de archivering van informatie die ontstaat bij het beschikken op een omgevingsvergunning. Daartoe hebben we onderzoek gedaan bij drie gemeenten, één waterschap, drie omgevingsdiensten, een veiligheidsregio en onderdelen van het ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM).
In dit rapport geven we antwoord op vier vragen over ketenarchivering bij omgevingsvergunningen:
Zijn de verantwoordelijkheden voor archivering voldoende geregeld?
Ja, de verantwoordelijkheden zijn in de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en de archiefwetgeving duidelijk vastgelegd voor alle ketenpartners.
Zijn er voldoende afspraken gemaakt over archivering tussen de partners?
Nauwelijks. Tijdens ons onderzoek bleek dat de verantwoordelijkheden onvoldoende zijn vertaald in werkafspraken en werkprocessen over archivering tussen bevoegde gezagen en omgevingsdiensten. Met name de afspraken over het beheer van de informatie bij de omgevingsdiensten zijn onvoldoende.
Is het selectie-instrumentarium afdoende?
Grotendeels. Voor het selecteren en vernietigen van informatie is de overheid verplicht tot het ontwerpen en laten vaststellen van selectielijsten, waarin de bewaartermijnen zijn aangegeven. De ketenpartners: ministeries, provincies, gemeenten en intergemeentelijke organen, waterschappen en Rijkswaterstaat beschikken over vastgestelde selectielijsten, die in bijna alle gevallen zijn aangepast aan de Wabo. Het valt bij vergelijking van de bewaartermijnen in de verschillende lijsten op dat deze niet op elkaar zijn afgestemd.
Is de duurzame toegankelijkheid van de informatie voldoende gewaarborgd?
Deels. De meeste informatie bevindt zich bij bevoegde gezagen en omgevingsdiensten in procesapplicaties die niet geschikt zijn voor archivering op de langere termijn. Hierdoor kan essentiële informatie over wie wanneer welke beslissing heeft genomen ontbreken.
De bevindingen en conclusies van dit onderzoek geven aanknopingspunten om het archiefbeheer in de keten voor de Omgevingswet alsnog goed in te richten. Dit rapport is onder meer aangeboden aan het ministerie van Infrastructuur en Milieu, de VNG en de geïnspecteerde organisaties.
De Omgevingsvergunning. Duurzame toegankelijkheid in de informatieketen
Geef een reactie